Az online számlaadat-szolgáltatással kapcsolatos gyakori kérdések

Az online számlaadat-szolgáltatási kötelezettség bevezetése óta nagyon sok gyakorlati tapasztalatot sikerült összegyűjteni, melyek hasznosak az elkövetkező időszakra is. Ezeket gyűjtötte csokorba az Adóvilág. 

Az adóalanyoknak a termékértékesítéseik, szolgáltatásnyújtásaik számláiról 2018. július 1-jétől kell az Online
Számla rendszer alkalmazásával adatszolgáltatást teljesíteniük. Az említett időponttól az adatszolgáltatási kötelezettség a belföldi áfa- vagy evaalany által belföldön teljesített termék értékesítésről, szolgáltatásnyújtásról, belföldön nyilvántartásba vett áfaalany részére számlázóprogrammal kiállított, illetve nyomtatvány alkalmazásával kibocsátott olyan számlákra, számlával egy tekintet alá eső okiratokra vonatkozott, amik legalább 100 000 forint áthárított áfát tartalmaztak. 
Ezen adatszolgáltatási kötelezettség első kiterjesztése 2020. július 1-jén valósult meg. Ettől az időponttól adatszolgáltatási kötelezettség alá esett valamennyi belföldi áfaalany által belföldön teljesített ügyletről, belföldön nyilvántartásba vett áfaalany részére számlázó programmal kiállított, illetve kézi számla, számlával egy tekintet alá eső okirat, az abban áthárított áfától függetlenül. Ezzel együtt az 500 000 forintnál kevesebb áthárított adót tartalmazó kézi számla adatainak rögzítésére meghatározott határidő öt naptári napról négy naptári napra csökkent.
Az adatszolgáltatási kötelezettség következő kiterjesztése 2021. január 4-jén valósult meg. Ettől az időponttól például az adatszolgáltatási kötelezettség keletkezése független a vevő személyétől. Így a nem áfaalany, illetve nem belföldi terméket beszerző, szolgáltatást igénybevevő számára kiállított számla, számlával egy tekintet alá eső okirat is adatszolgáltatási kötelezettség alá eshet.  

A számlaadat-szolgáltatási kötelezettség teljesítésével össze függésben a leggyakrabban az alábbi kérdések merültek fel:

Regisztráció, technikai felhasználó

Az adatszolgáltatás Online Számla rendszerben történő teljesítése előzetes regisztrációt igényel. Az adóhatóság a megfelelő adatszolgáltatásra való felkészülés érdekében 2018 elejétől tesztfelületet (https://onlineszamla-test.nav.gov.hu) biztosít a programfejlesztőknek, illetve a felhasználóknak. Az adatszolgáltatás teljesítéséhez a tesztfelületen történő regisztráció nem elegendő, ahhoz az „éles” rendszerben (https://onlineszamla.nav.gov.hu) újra regisztrálni kell.

A kezdeti időszakban több adózó számára nem volt egyértelmű a tesztfelület funkciója, „elfelejtettek” az éles rendszerben regisztrálni és az adatszolgáltatásukat a teszt rendszeren keresztül próbálták teljesíteni. (Az éles és a teszt rendszer között nincs kapcsolat, a teszt rendszerbe továbbított adatok nem kerülnek át az éles rendszerbe automatikusan.) Az ilyen típusú adatszolgáltatási hibák mára jelentősen csökkentek.
Az Online Számla rendszerben való regisztrációt az adózó, az adózó törvényes képviselője vagy állandó meghatalmazottja végezheti el. A regisztrációt elvégző természetes személyt a rendszer úgynevezett „elsődleges felhasználónak” tekinti. A már regisztrált adóalanyhoz felvehető további elsődleges felhasználó is.
Előfordult, hogy a regisztrációra jogosultak nem megfelelő kommunikációja miatt jeleztek regisztrációs hibát. A hibát jelző adózó jellemzően duplán akarta elvégezni a regisztrációt (azt egy másik regisztrációra jogosult korábban megtette) és nem értette, miért nem engedi a rendszer az újbóli adatrögzítést.
A kezdeti időszakban az sem volt egyértelmű, hogy a számlázó programból történő adatszolgáltatáshoz a technikai felhasználót is meg kell képezni. A technikai felhasználó nem egy személy, hanem adatok összessége, mely az adózó számlázó programja és az adóhivatal szervere közötti kommunikációhoz kell, tulajdonképpen a gép-gép interfész használatához szükséges adatok összessége.
A létrehozott technikai felhasználó adatait (Felhasználó név, Jelszó, XML aláírókulcs, XML cserekulcs) a számlázó program ban rögzíteni szükséges. Ha a technikai felhasználó kódjai újragenerálásra kerülnek, e változást a számlázó programban is rögzíteni kell, ha ez nem történik meg az adatszolgáltatás a korábbi kódokkal nem teljesíthető, sikertelen lesz.

Technikai érvénytelenítés

Ez a funkció a már teljesített adatszolgáltatás hibája esetén alkalmazandó, vagyis akkor, ha akár a számlázó program által szolgáltatott adatok, akár a webes felületen rögzített adatok eltérnek a számla, számlával egy tekintet alá eső okirat tényleges adataitól. Ilyen esetben a hibás adatszolgáltatás technikai érvénytelenítését követően a számla adatai a helyes adatokkal továbbíthatóak a számlázó programból illetve rögzíthetőek a webes felületen.
A kezdeti időszakban előfordult, hogy ha az adat szolgáltatásra hibaüzenetet (ERROR vagy WARN típusú
visszajelzést) kapott az adózó, akkor automatikusan technikailag érvénytelenítette illetve érvényteleníteni
akarta az adatszolgáltatását. Ehhez kapcsolódóan hangsúlyozandó, hogy abban az esetben, ha az adatszolgáltatásra ERROR hibaüzenet érkezik a hiba javítását követően az adatszolgáltatást meg kell ismételni. WARN üzenet esetén a jelzett hibát és annak indokát mindenképpen meg kell vizsgálni, és az e vizsgálat eredménye alapján szükségessé vált intézkedést (ami lehet például számlamódosítás vagy érvénytelenítés is) célszerű minél előbb megtenni.
A technikai érvénytelenítés megvalósításával kapcsolatos kérdések egy része az elsődleges felhasználó jóváhagyásának elmaradása miatt merült fel. Ezért hangsúlyozandó, hogy ezen érvénytelenítés megvalósításához nem elég a „Technikai érvénytelenítés” pontot kiválasz tani.
Ezt követően az Online Számla rendszerben a „Nyilatkozatok” menüpont „Adatszolgáltatás érvénytelenítése”
listaoldalon megjelenik az érvénytelenítendő számla „Jóváhagyásra vár” státusszal. A részletek pontban megjelenő ikonra kattintva láthatók a technikai érvénytelenítés részleteire vonatkozó információk, illetve itt lehet elfogadni vagy elutasítani a technikai érvénytelenítést, amely egyben a webes jóváhagyásként funkcionál. A bizonylat helyes adatainak továbbítását, rögzítését megelőzően célszerű meggyőződni arról, hogy a technikai érvénytelenítés elsődleges felhasználó általi jóváhagyása megtörtént-e.

Adatszolgáltatási kötelezettséggel nem érintett bizonylatok

Számos adószámmal rendelkező magánszemélynél problémát okozott, hogy az adómentes ingatlan bérbeadásáról kiállított bizonylatról kell-e adatot szolgáltatni a megjelölt időpontot követően. Nem kell adatot szolgáltatni az olyan közérdekű vagy sajátos jellegére tekintettel adómentes ügylet bizonylatáról, amiről az Áfa tv. előírásai szerint elég számlától eltérő egyéb számviteli bizonylatot kibocsátani, még akkor sem, ha az adóalany a bizonylatoláshoz számlanyomtatványt vagy számlázó programot használ. Az adómentes ingatlan bérbeadás tekintetében az adóalany továbbra sem kötelezett adatszolgáltatásra (a vevő áfaalanyiságától függetlenül), és ha kizárólag ilyen tevékenységet végez, akkor nem kell regisztrálnia az Online Számla rendszerben.
Bizonytalanságra adott okot a felvásárlási okiratok kiállítása is. A felvásárlási okiratról nem kell számlaadat-szolgáltatást teljesíteni.
A következő esetkört a pénztárgéppel kiállított bizonylatok képezik. Elsődlegesen még mindig az okoz
problémát, hogy a kiállított egyszerűsített számlát be kell-e ütni a pénztárgépbe vagy sem. E bizonytalanság a
számla, egyszerűsített számla és nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint a nyugta adását biztosító
pénztárgép és taxaméter alkalmazásáról szóló 24/1995. (XI. 22.) PM rendeleten alapul, a hatályos szabályozás viszont már nem tartalmaz ilyen rendelkezést, az adó alanyok egy része mégis (helytelenül) még mindig alkalmazza ezt a gyakorlatot. 
A számlával bizonylatolt ügyletek ellenértékét csak abban az esetben kell a pénztárgépben rögzíteni, ha az adóalany a számlával bizonylatolt értékesítés ellenértékét nem külön pénztároló eszközben, vagy ugyanazon pénztároló eszközben, de a gépi értékesítésből befolyt pénzeszközöktől nem elkülönítetten tárolja. Ilyen esetben sem nyugtaként, hanem egyéb bevételt igazoló úgynevezett „pénzmozgás-bizonylat” kiállításával kell az adatokat a pénztár gépben rögzíteni.
E témához kapcsolódóan kérdésként merült fel az is, hogy a pénztárgéppel kiállított számlákra vonatkozik-e a
számlaadat-szolgáltatási kötelezettség. A válasz egyértelműen nem, mivel a pénztárgéppel kiállított számla nem minősül számlázó programmal kiállított számlának. Értelemszerűen a pénztárgéppel kiállított számla nyomdai úton előállított nyomtatvány felhasználásával kiállított számlának sem minősül – hiszen nem felel meg a nyomtatvánnyal szemben támasztott jogszabályi követelményeknek – így ebből a szempontból sem merülhet fel az említett adatszolgáltatási kötelezettség. A pénztárgéppel kiállított számlák adatai – az Áfa tv. 178. § (1a) bekezdésének megfelelően – közvetlenül a pénztárgépből érkeznek meg az adó- és vámhatósághoz.
Téves az adózók körében elterjedt azon információ, mely szerint mentesülhet az adatszolgáltatási kötelezettség alól a külföldi fejlesztésű számlázó programot használó adóalany, illetve az is, hogy a külföldi fejlesztésű számlázó programnak a hazai jogszabályi feltételeknek nem kell megfelelnie. Bármilyen számlázó programot használ is az adatszolgáltatási kötelezettséggel érintett adózó, annak meg kell felelni a Számlarendelet azon hatályos előírásainak, amelyek a számla adatoknak az adó- és vámhatóság részére történő elektronikus továbbítására vonatkoznak.

„PTGSZLAH” nyomtatványon teljesítendő adatszolgáltatás

Az online (vagyis az Online Számla rendszerben teljesítendő) számlaadat-szolgáltatási kötelezettség bevezetésétől kezdődően számos kérdés merült fel abban a tekintetben, hogy az említett nyomtatványon teljesítendő adatszolgáltatás megszűnt/megszűnik-e.
A „PTGSZLAH” jelű nyomtatványon teljesítendő adatszolgáltatás 2021. január 4-ével megszűnt.

Számlakiállítással kapcsolatos egyes kérdések

A helytelen számlázási gyakorlat sikertelen adatszolgáltatást is eredményezhet. Ilyen eset lehet például, ha a
számlát helyettesítő okiraton az adózó nem tünteti fel a módosítással érintett, eredeti számla adatait.
Az is előfordulhat, hogy az adóalany nem helyesen adja meg az egyes tételek-, vagy a végösszeg adóalapját és
adó összegét.
Gyakran előforduló hiba még – főként a 2020. július 1-jét követően kiállított számlák esetén –, hogy nem kerül feltüntetésre a belföldi áfaalany vevő adószáma. Annak ellenére, hogy az Áfa tv. rendelkezései alapján nem értelmezhető olyan számla, amelyben teljesített ügyletként és/vagy adóalapként negatív érték szerepel (csak módosító/érvénytelenítő számla esetén), előfordulnak ilyen számlákról teljesített adatszolgáltatások.
Előlegszámlák esetén gyakori az a hibás adózói gyakorlat, hogy a vég számla kiállításakor az előlegszámlát érvénytelenítik, vagy a végszámlán nem tüntetik fel az előlegfizetésre vonatkozó információkat.
Gyakran hibás a számla akkor is, ha a vevő csoportos áfaalany tagja. A csoportos áfaalanyiság olyan speciális
adó alanyiság az általános forgalmi adó rendszerében, amit a belföldön letelepedett, együttesen kapcsolt vállalkozásnak minősülő adóalanyok hozhatnak létre. Ilyenkor a csoportos adóalanyiságban részt vevő valamennyi tag a csoportos adóalanyiság időszakában együttesen számít egy áfa alanynak, a csoport létrejöttével a tagok önálló áfaalanyisága megszűnik. Az Áfa tv. előírásai alapján a terméket beszerző, szolgáltatást igénybe vevő csoportos áfaalanyisága esetén a számlán a csoportazonosító szám első nyolc számjegyének kell kötelezően feltüntetni. Ha tehát a terméket beszerző, szolgáltatást igénybe vevő személy csoportos áfaalany tagja, akkor a neki kiállított számlán, így az online számlaadat-szolgáltatásban is a csoportazonosító szám első nyolc számjegyét kell a vevő adószámaként szerepeltetni

Forrás: Adóvilág-2021. februári száma