Változtasd meg, ahogy a könyvelésedről gondolkodsz!

„Jó könyvelő nélkül egy vállalkozó csupán félkarú óriás lehet – indítja a beszélgetést Szommer Tímea, a Szommer Könyvelőiroda Kft. tulajdonos ügyvezetője – de tapasztalatom szerint idő kell a cégvezetőknek ahhoz, hogy felismerjék: ha messzire szeretnének jutni, jobb csapatban gondolkodni, mintsem önállóan mindenhez megpróbálni érteni.”

Egy üzletember valóban félkarú óriás a könyvelője nélkül? Mit várhatunk el egy könyvelőtől a bevételek és kiadások könyvelésén kívül? Milyen újdonságokkal fejlődik a könyvelési szakma? Ezeket a kérdéseket jártuk körül Szommer Tímeával az Üzletember Magazin számára készült interjúban.

Lejárt a magányos farkasok kora

A legtöbb vállalkozás úgy indul, hogy egy jó szakember többet akar az alkalmazotti létnél és önálló tevékenységbe kezd. Az első időszakban a lendülettől hajtva könnyen megoldja a szakterületén kívüli egyéb, mondjuk úgy ügyvezetői teendőket is, de hamar eljön a pillanat, amikor a szakemberből cégvezetővé avanzsált vállalkozó azt veszi észre, hogy egyre kevesebb a nap 24 órája. Ügyfelek kiszolgálása, alapanyag-rendelés, munkatársakkal kapcsolatos teendők, pénzügyi adminisztráció és akkor még nem beszéltünk a vezetői döntések meghozatalának súlyától és a stratégiai irányvonalak kijelöléséről. A vállalkozók általában ebben a fázisban már maguk sem tudják, hogy szakemberek, cégvezetők vagy cirkuszi tányérpörgetők, akik az idővel futnak versenyt. Ezen a ponton a fejlődéshez fel kell felismerni, hogy csapatra van szükség, hiszen célszerűbb, ha minden feladattal olyan szakember foglalkozik, aki professzionális szinten ért hozzá. Ezzel két legyet üthetünk egy csapásra, mert több idő marad az egyéb teendőkre és valószínűleg az adott feladat hatékonyabban, gyorsabban és jobban lesz elvégezve.

A könyvelésnek többről kell szólnia a számlatologatásnál

Kezdetben könyvelhet akár magának is a vállalkozó, majd elég, ha megbíz egy könyvelőt, akinek minden hónapban átadja a papírokat, ő pedig megmondja, mennyit kell fizetni. Egy tudatos vezető azonban – ha már kiszervezi a könyvelését – ennél többet akar. A cégvezető és a könyvelő kapcsolata egyfajta szövetség, ami a kölcsönös együttműködésen és bizalmon alapszik. A vállalkozó joggal vár tanácsokat, alternatívákat a könyvelőjétől, hiszen kire támaszkodjon pénzügyi döntések előtt, ha nem a könyvelőjére? Ez a kölcsönös együttműködés a mozgatórugója a vállalkozás sikerének, hosszútávú fenntartásának – mondja Szommer Tímea 12 éves könyvelői tapasztalattal a háta mögött, majd hozzáteszi: Számos olyan vezetői döntés merül fel a hétköznapokban, amelyek meghozatala előtt célszerű egyeztetni a könyvelővel. A leggyakoribb ilyen eset például a munkaerő-kiválasztás során megszokott próbaidő. Ügyfeleinknek ilyenkor én azt javaslom, hogy a próbaidő alatt ne kössenek munkavállalói szerződést, hanem használják ki az egyszerűsített foglalkoztatás lehetőségét. Így 15 napnyi alkalmazás után mindössze 15.000 Ft járulékfizetési-kötelezettségük merül fel, szemben a munkavállalói szerződéssel, ahol ez a szám jelentősen magasabb, a példa kedvéért 100 Ft nettó fizetés esetén 57 Ft a járulékfizetési-kötelezettség. Arról nem is beszélve, hogy ha a próbaidő alatt mégsem válik be a potenciális munkatárs egy egyszerűsített foglalkoztatást megszüntetni minden szempontból sokkal egyszerűbb, mint egy szerződésből visszatáncolni. De ugyanitt említhetném a gépjármű vásárlást is, ami szintén slágertéma a vállalkozók körében és nagyon könnyű belemenni egy elsőre kecsegtetőnek tűnő, hosszútávon azonban előnytelen hitelkonstrukcióba.

A vállalkozó és könyvelő szimbiózisa akkor működik a legjobban, ha mindkét fél proaktívan áll az együttműködéshez. Sokan cégalapításkor azonnal beleugranak egy kft alapításba, pedig a legtöbb esetben pénzügyi szempontból nem ez a legideálisabb választás. Jelenleg 150 partnerrel dolgozunk együtt, akik közül sokuknak százezreket spóroltunk azzal, hogy a cégforma kiválasztásukat velünk egyeztetve tették meg, hogy az első pillanattól kezdve segítünk nekik az adminisztrációs kultúrájuk kialakításában, új termékeik piaci bevezetésében, nemzetközi piacra lépésben és még sorolhatnám.

Digitalizáció a könyvelésben is

A könyvelői szakma is folyamatosan fejlődik és egy jó könyvelői csapat él a digitalizáció nyújtotta lehetőségekkel, ezzel hatékonyabbá téve az ügyfél által megfizetett könyvelői munkaórák számát. Egy digitalizációval lépést tartó könyvelőiroda jelentősen csökkenteni tudja a bizonylatok feldolgozásával, a kontírozással töltött idejét, így a megspórolt idő kontrollingra, stratégiai együttgondolkodásra, visszacsatolásra fordítható, amivel kétségtelenül az ügyfél jár jól.

A digitalizáció másik nagy előnye, hogy a vállalkozások vezetőinek is sokkal gyorsabban elérhetők a stratégiai döntésekhez szükséges pénzügyi adatok. Ilyen leggyakoribb kérdések például, hogy „Mennyi pénz van jelenleg a pénztárban?” „Mekkora az éves árbevétel?” „Jelenleg mekkora árukészlettel rendelkezik a vállalkozás?” Digitális könyvelőirodával együttműködve ezek a válaszok akár a mobiltelefonról is, naprakészen elérhetők. És mint tudjuk 2019-ben az egyik legnagyobb versenyelőny a valós adatokra támaszkodó gyors döntéshozatali képesség.

Ha többet akarsz keresni, soha ne veszíts pénz!

Nagyon leegyszerűsítve a képletet minden vállalkozó célja a minél nagyobb profit realizálása, de az ehhez vezető út nem csak a minél több eladásból származhat. Warren Buffet a világ egyik leggazdagabb embere mondta, hogy két szabályt kell szem előtt tartania egy profitorientált vállalkozónak. Az első, hogy soha ne veszíts pénzt! A második, hogy soha ne felejtsd el az első szabályt! Egy számviteli szempontból kedvezőtlen időszakban meghozott jó döntés is pénzt vihet a vállalkozó zsebéből vagy csökkentheti az elérhető profitot. A jó könyvelői csapat azonban tanácsot tud adni a döntések ütemezésében, hiszen sokkal több információjuk van a jogszabályok várható változásairól. Jó példa erre a nemrég életbe lépő minimálbér emelkedés, amely egy munkaerő-igényes tevékenység esetében jelentős többletköltséget jelenthet.

Sablonok helyett cégreszabott könyvelés

A magyar vállalkozók nagyon kreatívak. Tapasztalatom szerint a vasárnapi ebédnél előszeretettel látják el egymást jó tanácsokkal, ami azt eredményezi, hogy fellelkesült ügyfelek döngetik a könyvelőirodák ajtaját hétfőn reggel, hogy a szomszéd vállalkozásában működő megoldásokat emeljük át az ő cégükbe is – meséli nevetve Szommer Tímea. Egyik legextrémebb esetünk volt, amikor egy ügyfelünk azzal állított be hozzánk, hogy Kínából szeretne órákat importálni adó- és vámfizetési kötelezettség nélkül, majd azokat itthon, webáruházon keresztül busás haszonnal értékesíteni. Ilyenkor egy jó könyvelő meg tudja értetni ügyfelével, hogy nem lehet minden vállalkozásra ugyanazt a sémát ráhúzni, ahogyan ugyanaz az öltöny sem jó minden vállalkozóra. Fontosnak tartjuk, hogy ügyfeleink tisztában legyenek tanácsaink miértjeivel is, és megértsék, hogy attól még hogy egy megoldás más vállalkozásban rentábilis, náluk nem lesz feltétlenül kifizetődő.

Specializálódás – a minőség záloga

A könyvelő szakmában is elindult egyfajta specializálódás, amit a Szommer Könyvelőiroda üdvözölve fogad. Az ügyvédeknél ez már évtizedek óta megszokott, hiszen olyan sokrétű egy ország jogszabályrendszere, hogy nem érthet minden ügyvéd ugyanolyan kiválóan a családi, céges vagy éppen a büntető joghoz. Ugyanez igaz a könyvelőkre is: nem lehet egyetlen könyvelő mindenben a legjobb, de ha specializálódunk egy-egy terület felé, akkor a célcsoportunkba tartozó ügyfeleket sokkal professzionálisabban tudjuk kiszolgálni. A Minősített Könyvelők Szövetségének alelnökeként is azon dolgozom, hogy a könyvelői társadalmat a specializálódás és a digitalizáció irányába mozdítsam el, így növelve a hozzáadott szakértői értéket magam és minden könyvelő kollégám részéről.

A digitalizált könyvelési eljárások sok idősebb könyvelőt a praxisa feladására sarkallnak, mert úgy érzik, hogy ezekkel a változásokkal már nem tudnak vagy nem akarnak lépést tartani. A fiatal, főiskolát végzett könyvelőknek friss elméleti tudásuk van, nyelveket beszélnek és a digitalizált világban is tökéletesen kiismerik magukat, ám náluk a gyakorlati tapasztalat hiányzik. A Szommer Könyvelőiroda csapatának ereje abban a komplexitásban rejlik, hogy nagy gyakorlati tapasztalattal a birtokunkban, naprakész tudással, ugyanakkor a digitális könyvelés zászlóvivőiként magas minőségben, partnerként szolgáljuk ki ügyfeleinket.

Arra bíztatok minden vállalkozót, hogy támasszon olyan magas elvárásokat a könyvelőjével szemben, amelyek túlmutatnak a számlák adminisztrációján. Tekintsen a könyvelőjére partnerként, akivel vállvetve eveznek ugyanabban a csónakban, és kérjék ki tanácsaikat minden fontos üzleti döntés előtt!