Mit kell tudni az online adatszolgáltatással kapcsolatos változásokról?

2020. július 1-től, a 100.000Ft-s ÁFA összegre vonatkozó értékhatár eltörlésre kerül, így minden áfaalany, vagyis lényegében minden vállalkozó, még az ÁFA-ban alanyi mentességet választók is, online számlázásra kötelezettek. Az adóhatóság a járványügyi helyzetre való tekintettel biztosít egy szankciómentes időszakot 2020. július 1. és 2020. szeptember 30 között. Az adatszolgáltatás jövőre, 2021. január 1-től válik teljessé, amikor minden számlát megkap, még azokat is, melyeket magánszemélyek részére állítottak ki.

Hogyan számlázzunk július 1-től?

A jogszabály változás leginkább a kisvállalkozásokat, alanyi adómentes vállalkozásokat és a KATAs vállalkozásokat érinti – az ő esetükben új alapokra kell helyezni a számlázási ügyvitelt, konkrétan már nem halasztható tovább a régi típusú számlázó programok lecserélése.
Fontos kérdés, hogy mire váltsunk?
Összefoglaló anyagunkban bemutatjuk, hogyan változnak a nyugtaadás, a számlázás szabályai 2020 július 1-től. Milyen számlázási megoldásokat lehet alkalmazni? Ha maradunk a kézi számlázásnál, hogy teljesíthető manuálisan az online számla adatszolgáltatás? Milyen számlázó programot használjunk? Hogyan kössük be a számlázó programot a NAV adatszolgáltatásba? Bemutatjuk a legnépszerűbb online számlázó programokat, köztük a NAV Online Számlázót is, előnyeivel, hátrányaival együtt.

I. A számlatömbökkel, számlázó programokkal kapcsolatos követelmények

Először is tekintsük át a számlatömbökre és számlázó programokra vonatkozó jogi követelményeket. Ezeket a számla és a nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint az elektronikus formában megőrzött számlák adóhatósági ellenőrzéséről szóló 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet tartalmazza. Ez a rendeletet nevezik a szakmában számlarendeletnek.
2018. július 1-ével módosult utoljára, és a Nemzeti Jogszabálytár szerint ezzel a tartalommal lesz hatályos 2020. július 1-én is (jelenleg nincs hatálybalépésre váró rendelkezése). Persze a későbbiekben a rendelet szövege még változhat.

A számlatömbökre, számlázóprogramokra vonatkozó követelmények áttekintése, ismétlése azoknak is hasznos lehet, akik nem idén július 1-ével kerülnek be, hanem már korábban bekerültek az online számla adatszolgáltatásba.

A hagyományos, papíralapú számlatömbökkel szembeni követelmények
A nyomtatvány felhasználásával kibocsátott számlával, nyugtával szemben követelmények a következők:

1. A számla-nyomtatványt nyomdai úton állítsák elő, előre kijelölt sorszámtartományban folyamatosan, kihagyás és ismétlés nélküli sorszámokkal. A kereskedelmi forgalomban beszerzett nyomtatvány nyilván teljesíti ezt a feltételt.

2. A számla-nyomtatvány vásárlásáról rendelkezni kell olyan számlával, amely a beszerző saját adószámát, továbbá az értékesített nyomtatvány megnevezése mellett annak sorszámtartományát is tartalmazza, az első sorszám és az utolsó sorszám megjelölésével,

3. A számla nyomtatványt szigorú számadású nyomtatványként kell kezelni. Ami azt jelenti, hogy fel kell venni a szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartásába. Ezen nyilvántartásnak tartalmaznia kell
a) a nyomtatvány sorszámtartományát, az első sorszám és az utolsó sorszám megjelölésével,
b) a nyomtatvány beszerzését igazoló számla sorszámát,
c) a nyomtatvány beszerzésének keltét,
d) a nyomtatvány felhasználásának időtartamát, az első felhasználás keltétől az utolsó felhasználás keltéig,
e) a nyomtatvány kiselejtezésének keltét.

A kézi számlatömbök 2020. július 1-e után is használhatók, értelemszerűen az előbbi követelményeknek megfelelve. Azonban azoknak, akik eddig nem tartoztak az online számla-adatszolgáltatás hatálya alá – mert csak 100 ezer forintnál kisebb áfa tartalommal állítottak ki számlát – a kézi számlázó tömbből való számlakiállításhoz kapcsolódóan 2020. július 1-től lesz egy plusz feladatuk: a NAV online számla rendszerében manuálisan rögzíteniük kell a kiállított számla adatait, a számla kibocsátását követő négy naptári napon belül, 500 ezer forintot elérő áfa összeg esetén legkésőbb a számla kibocsátását követő naptári napon. Lentebb majd bemutatjuk, hogyan.

Számlázó programmal szembeni követelmények

A számlarendelet meghatározza a számlázó program fogalmát: számla kibocsátására alkalmas számítástechnikai program, programfunkció, programmodul, ideértve az online számlázó rendszereket is. (2.§/2/). Azaz tehát az online számlázóknak is meg kell felelniük a Számlarendeletben a számlázó programokra előírt követelményeknek.

Tehát valamennyi számlázó programmal szembeni követelmények a következők:

1. A sorszámozás követelménye
A számlázó program kihagyás és ismétlés nélküli, folyamatos sorszámozást biztosítson. Csoportos adóalanyiságban résztvevőkre, és sorszámtartomány egyéb szabályaira lásd a Rendelet (8. § /2/-/4/ bekezdését.)

2. NAV bejelentés
A számlázó programot – és ugyanígy az online számlázó rendszer használatát is – be kell jelenteni az adóhatóságnak – a beszerzés / használat megkezdését követő 30 napon belül. A bejelentést a NAV ÁNYK rendszerben a SZAMLAZO nyomtatványon történik. Ha ezt használnánk, a NAV online számlázó használatát is be kell jelenteni, ilyen esetben a NAV központi adószámát kell megadni. A régi számlázó program használatból történő kivonását is, illetve a korábbi online számlázási szolgáltatás igénybevétele befejezésének időpontját is be kell jelenteni, az előbbi nyomtatványon, ezt is 30 napon belül.

3. „Adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás” funkció
A számlázó programnak rendelkeznie kell „adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás” elnevezésű funkcióval.

4. Online számla adatszolgáltatási képesség
Biztosítania kell a NAV felé az online számla adatszolgáltatást, az erre vonatkozó részletes szabályokat a Számlarendelet 13/A-B.§-ai tartalmazzák. Ez a rendelkezés már 2018. július 1-e óta hatályos, akkor is, ha a számlázó programmal nem kerültek kiállításra 100 ezer forint áfa összeget tartalmazó számlák. Az ennél kisebb számla- (áfa) tételekben értékesítő vállalkozások most – 2020. július 1-ével szembesülnek ezzel az előírással, holott 2018. július 1-től alkalmazandó.

5. Felhasználói dokumentáció
A számlázó programot használó vállalkozásnak rendelkeznie kell a számlázó program fejlesztője által készített felhasználói dokumentációjával. Ezt a számlázó programot értékesítő köteles a vevő, felhasználó részére átadni vagy egyéb módon rendelkezésére bocsátani, valamint tájékoztatnia kell a vevőt, felhasználót a számlázó program nevéről és azonosítójáról.
E dokumentációnak tartalmaznia kell a számlázó program működésére, használatára vonatkozó részletes leírást és a számlázó program valamennyi funkciójának ismertetését. A számlázó program kizárólag a dokumentációban szereplő funkciókat hajthatja végre. Ha a számlázó programot módosítják, akkor a funkciómódosítást leíró kiegészítő, módosító dokumentáció is szükséges. A felhasználó dokumentációt a számlázó programmal kibocsátott számlában áthárított adó megállapításához való jog elévüléséig meg kell őrizni, ez történhet elektronikus.

Azaz tehát, ha egy vállalkozás most lecseréli a régi számlázó programját – ez a „leselejtezés” nem érinti a dokumentációt, azt őrizni kell. Ugyanezek a szabályok vonatkoznak a saját fejlesztésű programot használó adóalanyra is. Ha a dokumentáció nem magyar, német, francia vagy angol nyelvek bármelyikén készült, annak magyar nyelven történő rendelkezésre állásáról a számlázó programot értékesítő, rendelkezésre bocsátó köteles gondoskodni, feltéve, hogy belföldön nyilvántartásba vett adóalany, vagy ha ilyen nincs, akkor erről a számlázó programot használó adóalany köteles gondoskodni.

Még egyszer kiemeljük, hogy ezen követelmények valamennyi számlázó programra és online számlázó rendszerre vonatkoznak – és valamennyi használó köteles a megfelelést igazolni tudni egy adóellenőrzésben.

II. A számlázás, nyugtaadás 2020. július 1-től

Több ponton is változnak a számlázási szabályok – így módosítani kell a számlázási folyamatot.

Adószám a számlán

A számla kötelező adattartalma 2020. július 1-ével bővül az adóalanyként eljáró vevő adószámával (Áfa. tv. 169. dc) – függetlenül a vevő áfa jogállásától.

Számlakiállítási határidők

A számla kibocsátására (kiállítására) megállapított „ésszerű idő” változik a jelenlegi 15 napról 2020. július 1-ével 8 napra. Készpénzzel, bankkártyával való fizetés esetén változatlan, hogy azonnal ki kell állítani a számlát. Ennek részletes szabályait az Áfa tv. 163.§-a tartalmazza.

Online adatszolgáltatás a számláról

A számlázás szabályai azonban alapvetően az online számla adatszolgáltatás módosításával összefüggésben változnak, azzal, hogy az online adatszolgáltatás értékhatára az eddig 100 ezer forintot elérő áfa összegről értékhatár nélkülivé válik – az adóalany részére kiállított számlák vonatkozásában. Az online számla adatszolgáltatásra vonatkozó előírásokat az Áfa törvény X. melléklete tartalmazza.
Ennek lényege, hogy az adóalany köteles az állami adó- és vámhatóság részére adatot szolgáltatni egy másik, belföldön nyilvántartásba vett adóalany részére belföldön teljesített termékértékesítéséről szolgáltatásnyújtásáról kibocsátott vagy kiállított számláról, számlával egy tekintet alá eső okiratról. Az adatszolgáltatást az állami adó- és vámhatóság által erre a célra biztosított elektronikus felületen kell teljesíteni. Ez a felület a https://onlineszamla.nav.gov.hu Az elektronikus felület az adóalany egyedi azonosítására szolgáló adatok igénylését követően használható. Az azonosító adatokat az adóalany vagy annak Air. szerinti állandó meghatalmazottja igényelheti.

A fenti szabályok – az online adatszolgáltatás is – egyaránt vonatkoznak az alanyi adómentesekre, KATAsokra, adószámos magánszemélyekre, és az áfa mentes értékesítésekre is (kivéve az Áfa tv. 89.§-a szerinti Közösségen belüli adómentes értékesítése esetét).

Ezen szabályokból következik, hogy 2020. július 1-től az alábbi számlakiállítási esetek vázolható fel:
● Kézi számlatömb alkalmazása és készpénzes fizetése esetén a számlát azonnal ki kell állítani, és négy naptári napon belül kell a manuális adatszolgáltatást teljesíteni, (500 ezer forintot elérő áfa összeg esetén a számlakibocsátást követően napon).
● Kézi számlatömbös számla átutalással történő fizetése esetén a számla kiállítható legkésőbb a teljesítéstől számított 8 napon belül, és plusz négy napon belül teljesíthető a manuális online számla adatszolgáltatás, (500 ezer forintot elérő áfa összeg esetén a számlakibocsátást követően napon).
● Számlázó programból kiállított számla kibocsátási idejére ugyanazok a szabályok vonatkoznak, azzal, hogy itt az online számla adatszolgáltatás automatikus, a program maga végzi.
Meg kell jegyezni, hogy a kézi számlatömbbel szemben valós alternatívát jelentenek az online számlázók – különösen, ha mobiltelefonról is elérhetők, és blokknyomtatót is kezelnek.

Mulasztási bírság
Számla-, nyugtakibocsátási kötelezettség elmulasztása esetén egymillió forintig terjedő mulasztási bírság szabható ki (Art. 228.§)

Az online számla adatszolgáltatási kötelezettség elmulasztása, késedelmes, hiányos, hibás vagy valótlan adattartalmú teljesítése esetén a kiszabható mulasztási bírság felső határát jogi személy adózó esetében az érintett számlák száma x 500 ezer forint. természetes személy adóalany esetén a számlák száma x 200 ezer forint (Art. 229.§ 220.§)

Nyugtaadási szabályok 2020 július 1-től

A nyugtaadás szabályaiban változás nincs. A nyugtaadás / online pénztárgép kötelezettség az online számla adatszolgáltatástól független kötelezettség.
Nyugtát akkor kell kiállítani, ha a vevő készpénzzel fizet és számlát nem kér, és az ellenérték összege nem éri el a 900 ezer forintot (Áfa. tv. 166.§). Így, ha a vállalkozás nyugtát bocsát ki – akkor az online számla-adatszolgáltatás kötelezettsége értelemszerűen nem merül fel.
Ha a vevő számlát kér – akkor magánszemély vevő esetén 2020. július 1-től nincs még online számla adatszolgáltatási kötelezettség, csak 2021. január 1-től lesz. A jogi személy részére kiállított számla vonatkozásában 2020 július 1-től él a számla adatszolgáltatási kötelezettség.
Ugyanezek a szabályok érvényesek, ha a vállalkozás – az Áfa tv. 166.§/2/ bekezdésben írt lehetőséggel élve nyugta helyett az adóalany számla kibocsátásáról is gondoskodott, és ezzel mentesült a külön jogszabályban előírt gépi kiállítású nyugtakibocsátási kötelezettség alól [178. § (1) bekezdése].

Üzleti modellek

Azoknak, akik most kerülnek az online számla adatszolgáltatás hatály alá – ezen szabályokhoz kell igazítaniuk az üzleti modelljüket is.

Aki csak teheti, használjon online számlázó rendszert, egyszerű is, praktikus is, bárhonnan elérhető (internetkapcsolat esetén).

De ha valaki változatlanul a számlatömbből történő számlázást kívánja alkalmazni, megteheti – a helyszínen készpénzben átveheti az ellenértéket, és ennek ellenében kiállíthatja kézzel a számlát – csak arról kell gondoskodnia, hogy az online számla adatszolgáltatás határidőben – jellemzően, kisebb értékű számlák esetében – 4 napon belül manuálisan megtörténjen (500 eFt áfa érték esetén legkésőbb másnap). Ennyi a plusz-feladat, plusz kötelezettség. Tehát a változás annyi, hogy a számlázás folyamata nem fejeződik be a számla kiállításával.

III. Regisztráció a NAV Online Számla rendszerben

Akár számlatömböt, akár számlázó programot, akár online számlázót használunk – elengedhetetlen hogy a vállalkozás regisztráljon a NAV Online Számla rendszerben. Itt: http://onlineszamla.nav.gov.hu/ Ez minden további lépés alapja.

Amely vállalkozások, szervezetek 2018. július 1-óta az online számla adatszolgáltatás hatálya alá esnek (100 ezer forint áfa összegű számlát állítottak ki) – azok már elvégezték ezt a regisztrációt, nekik ezzel további teendőjük nincs.

Azok az egyéni vállalkozók, gazdálkodó szervezetek, egyéb szervezetek, amelyekre a 2020. július 1-től terjed ki az online számla adatszolgáltatási kötelezettség – azoknak ezt a regisztrációt mielőbb el kell végezniük. Nekik szólnak az alábbiak.

● Ez a regisztráció az előfeltétele annak, hogy a szervezet által használt számlázó program automatikus adatszolgáltatását a NAV Online Számla rendszere fogadni tudja. Ez a megállapítás bármely szervezet bármely számlázó programjára igaz.

● Ez a regisztráció a feltétele annak is, hogy a vállalkozás a NAV ide kapcsolódó alkalmazását, a NAV Online Számlázót használni tudja – amennyiben azt kívánja használni. Mert azt nyomatékosan kiemeljük, hogy míg a NAV online számla adatszolgáltatás minden vállalkozásra kötelező 2020 július 1-től, amennyiben adóalanynak állít ki számlát, addig a NAV Online Számlázó csak egy igénybe vehető szolgáltatás, de semmiképpen nem kötelező a vállalkozás számára.

● És ez a regisztráció a feltétele annak is, hogy az adózó a kézi vagy gépi számláról manuálisan teljesíteni tudja a számla adatszolgáltatási kötelezettséget, amennyiben így kívánja azt teljesíteni.

A regisztráció folyamata

● A regisztráció elvégzését segítő hivatalos tájékoztatás az Online Számla weboldal felső menüsorában a Tájékoztatók menüpontban található.
https://onlineszamla.nav.gov.hu/tajekoztatas_a_regisztraciorol

● A regisztráció előfeltétele, hogy az adózó, az adózó törvényes képviselője, vagy állandó meghatalmazottja ún. „ügyfélkapus” (KÜNY tárhelyes) hozzáféréssel rendelkezzen.

● Cég, szervezet esetében a regisztrációt az ügyvezetőnek kell elvégeznie, vagy ha van a NAV-nál bejelentett állandó meghatalmazottja – aki jellemzően a könyvelő – akkor neki.

Egyéni vállalkozó esetén neki, vagy az állandó meghatalmazottjának kell a regisztrációt elvégeznie.

Az adózót regisztráló természetes személyt ún. „elsődleges felhasználónak” nevezi a rendszer, ő maga minden jogosultsággal rendelkezik, ő vihet fel további felhasználókat, és ő osztja ki a jogosultságokat. Az ügyvezető / állandó meghatalmazott személyében bekövetkezett változásokat át lehet / kell vezetni a rendszeren.

A „technikai felhasználó” magát az adózót – a céget, szervezetet, egyéni vállalkozót – azonosítja a NAV rendszerében a számlázó programból teljesített adatszolgáltatás során. A technikai felhasználó azonosító adatai bármikor megváltoztathatók.

A regisztráció során – és később is – „másodlagos felhasználó” is létrehozható. Ő lesz az aki, az adózó oldaláról a napi munkavégzése során jellemzően használja a rendszert. Egy alkalmazott – például a titkárnő, vagy a könyvelő – aki egy kézi számláról elvégzi például a manuális adatszolgáltatást. Vagy az ide kapcsolódó másik alkalmazásban, a NAV Online Számlázóban tényleges kiállítja a számlákat, ha a vállalkozás ezt használja.

● Ha az ügyvezető / állandó meghatalmazott könyvelő több adózót is képvisel

Nagyon lényeges, hogy amennyiben az ügyvezető (vagy állandó meghatalmazott könyvelő) korábban a saját (vagy más) cége nevében elsődleges felhasználóként már regisztrált a NAV Online Számla rendszerben – például ügyvezető egy cégben, de egyben egyéni vállalkozó is – úgy lehetőség van arra, hogy ezt a korábbi felhasználónevét, és jelszavát használja. Ez azért praktikus, mert így az Online Számla alatt egy fiókban kezelhetők a regisztrációk, az elsődleges felhasználó kiválaszthatja, hogy mely adózó – cége, vagy az egyéni vállalkozása – nevében kíván műveletet végezni a rendszerben.

● A NAV Online Számla oldalon – https://onlineszamla.nav.gov.hu/ – kell indítani a regisztrációt. Nem bonyolult.
● Regisztráció
● Az Adatszolgáltatásra kötelezett adózói regisztrációja menüt kell választani. (Az Új felhasználó hozzáadása meglevő regisztrációhoz menüvel lehet a későbbiek során új elsődleges felhasználót hozzáadni a rendszerhez, ha változott az ügyvezető / állandó meghatalmazott személye.)
● Adóazonosító jel megadása (az elsődleges felhasználóé)
● Kívánja a regisztrációt meglévő felhasználóval végezni?
Ha van ilyen, javasolt az Igen.
● Regisztráció típusa: Gazdálkodó szervezet / Egyéni vállalkozó (magánszemély)
● Adószám, adóazonosító jel megadása,
● Adózói adatok megadása
● Regisztráció

Sikeres regisztráció elfogadását követően automatikusan felugrik a „BEJELENTKEZÉS” képernyő.

Technikai felhasználó létrehozása

A regisztráció befejezését követően létre kell hozni a Technikai felhasználót, amelynek adatai szükségesek a vállalkozás által használt számlázó program NAV rendszerbe történő bekötéséhez. Ezen adatok megadásával tudja majd a számlázó program teljesíteni az online számla-adatszolgáltatást. Ez minden számlázó programra igaz, tehát minden számlázó program alkalmazásánál az automatikus adatszolgáltatáshoz először regisztrálni kell az Online Számla rendszerbe, és létre kell hozni a Technikai felhasználót. Így van ez akkor is, ha a vállalkozás a NAV Online Számlázót kívánja – saját döntése alapján – használni.

A Technikai felhasználó létrehozása a https://onlineszamla.nav.gov.hu/ oldalon, feltételezve, hogy sikerült a regisztráció, és be vagyunk lépve az adózói fiókba:
● Felhasználók
● Új felhasználó
● Technikai felhasználó hozzáadása
● Jelszó megadása
● Jogosultságok beállítása
● Mentés
● Kulcsgenerálás

Ezzel megvan Technikai felhasználó neve, jelszava, az XML aláírókulcs és az XML cserekulcs – amelyek szükségesek az adózók azonosításához.

A másodlagos felhasználó létrehozása

Ez nem kötelező, csak ha az ügyvezető úgy dönt, hogy a beosztottjára delegálja a NAV Online Számla rendszer kezelésével kapcsolatos feladatokat. Induló lépései ugyanazok, mint a technika felhasználó létrehozásánál, csak a Felhasználó hozzáadása menünél a Másodlagos felhasználót kell választani.

Manuális számla adatszolgáltatás teljesítése a NAV online számla oldalon

Ha megtörtént a regisztráció az onlineszamla.nav.gov.hu oldalon, akkor belépés után a Számlaadat-rögzítés / Egyszerűsített rögzítés menü választásával és az adatok megadásával, elküldésével teljesíthető manuálisan az online számla adatszolgáltatás. Ezt a műveletet vagy a vállalkozó végzi személyesen, vagy – ha van – a „másodlagos felhasználója”. Könyvelőiroda megbízása esetén tisztázandó, hogy ezt a feladatot a könyvelőiroda ellátja-e, és milyen díjazás ellenében, milyen felelősségi szabályok mellett.

IV. Online számlázó rendszerek alkalmazása

A számlázó programokban vannak a hagyományos számítógépre telepítendő számlázó programok (nevezzük telepített szoftvernek), és vannak az online számlázó rendszerek.

Ez utóbbiak a menők, lényeges előnyük a telepített szoftverekhez képest, hogy a jogkövetést automatikus, a szolgáltató alapból biztosítja.

A hagyományos számlázó programoknál a telepítés, az online számlázó rendszereknél a regisztráció az induló lépés. Ezt el kell végezni, minden új technika bevezetése, alkalmazása járhat induló nehézségekkel, idegeskedéssel, gyermekbetegségekkel, de bármelyik szolgáltató ügyfélszolgálata segít ezen átlendülni.

Online számlázó rendszerekből gazdag a választék:

Számlázz.hu – www.szamlazz.hu

Novitax  – www.novitax.hu

OTPeBIZ www.otpebiz.hu

Számlanyilvántartó  – www.szamlanyilvantarto.hu

BizXpert  – www.bizxpert.hu

BillCity –  www.billcity.hu

EVOLUT számlázó rendszer  – www.contorg.hu

A NAV ONLINE SZÁMLÁZÓ PROGRAM HASZNÁLATA https://szamlazo.nav.gov.hu/

Az előbbi piaci szolgáltatókkal versenyez a NAV Online számlázó programja is. Ezt az adóhivatal nyújtja ingyenes szolgáltatásként, igénybevétele a vállalkozás önkéntes döntése. Csak azért, mert ez a NAV számlázója, nem jelent külön előnyt / hátrányt az alkalmazása.

Papíralapú és elektronikus számlát is kiállíthatunk vele.

Be lehet állítani a partnereket, az adószám megadásával minden további adatot automatikusan hoz a rendszer.

A termékeket is be lehet állítani, és ezt a számlakiállítás során már csak ki kell választani.

Sablont lehet alkalmazni például a havonta ismétlődő számlákra.

Számlatömböket lehet nyitni – telephelyekre, termékekre, fizetési módokra, vagy akár felhasználókra, például tagokra, alkalmazottakra. Az csak az alapeset, hogy a vállalkozás egyetlen számlatömböt nyit, és abban állít ki minden számlát. A telephelyeken aztán a másodlagos felhasználó megadásával külön személyek számlázhatnak, használhatják az alkalmazást.

A számla módosítása, érvénytelenítése lehetséges. A nem a NAV programmal készült számlákat is lehet ezzel érvényteleníteni.

Az online számla adatszolgáltatás – az adatbeküldés az XML kulcsok megadása esetén automatikus.

A számlakiállítás művelete delegálható – másodlagos felhasználó beállításával.
(https://onlineszamla.nav.gov.hu/ Felhasználók / Új felhasználó / Másodlagos felhasználó)

A számlamegőrzési kötelezettség mikéntjéről semmilyen információt nem tartalmaz a honlap, és Felhasználói kézikönyv sem. Így nincs arra kötelezettségvállalás, de még információ sem, hogy a https://szamlazo.nav.gov.hu/ oldalon 8 évig megőrizhetők a számlák. A NAV Infovonala (1819) telefonos – szóbeli – tájékoztatása szerint a felhasználóknak kell gondoskodniuk a kiállított számlák megőrzéséről formátumuknak megfelelően papíralapon, vagy elektronikusan.

A NAV Online Számlázó program használatát is be kell jelenteni a NAV-nak, az első számla kiállításától számított 30 napon belül az ÁNYK-s „SZAMLAZO” elnevezésű nyomtatványon.

A NAV Online Számlázó Program:

1. Ingyenes. Ezzel összefüggésben ki kell emelni, hogy nincs érdemi korlátozás számla értékre, vagy számla-mennyiségre sem. Más online rendszerek is lehetnek ingyenesek, vagy lehetnek ingyenes verzióik, itt azt kell tisztázni, hogy mit takar az ingyenes tartalom.

2. Biztos jogszabálykövetés és megfelelés. A jogszabálykövetés és megfelelés minden online számlázó programtól elvárható, de a NAV számlázó esetén ez biztosnak, illetve kockázat nélkülinek tekinthető. A mai, úgymond változó világban nagyon lényeges követelmény, hogy a számlázó program ne csak a vásárlás pillanatában feleljen meg az Áfa törvénynek, a számviteli törvénynek, az NGM rendeletnek, hanem a jövőben is, a majdani módosításoknak is. Ilyenekre pedig bizton számíthatunk. A jogszabálykövetést a NAV ÁFSZ kifejezetten vállalja is. Mondjuk érdekes lenne, ha a NAV Online Számlázó Programot használó vállalkozót jogszabálykövetési hiba miatt bírságolná az adóhatóság. Lényeges, hogy a jogszabálykövetés is ingyenes.

3. Nem egy utolsó szempont az információbiztonság sem: minden relatív, de azért a NAV informatikai rendszere bizonyosan magasabb szintű adatbiztonságot garantál az ott tárolt számláink vonatkozásában. Kérdés, hogy mindent egybevetve a vállalkozás kiben bízik meg jobban – például az információbiztonság, adatvédelem terén: egy a számlázó programot készítő hasonszőrű másik vállalkozásban, vagy az adóhivatalban.

Katás vállalkozásnál a számla tartalmazni fogja a „kisadózó” megnevezést, ez törvényi kelléke az ilyen számláknak. Alanyi adómentes vállalkozásnál a számla tartalmazni fogja az „alanyi adómentes” megjelölést, ez is törvényi kellék.

Összességében a NAV Online Számlázó Program használata egyszerű, nem igényel különösebb digitális jártasságot, annak is ajánlható, aki most ismerkedik a számítógéppel. Végülis csak egyszer kell megtanulni a használatát, és onnantól a minden újtól / informatikától idegenkedő vállalkozó által is egyszerűen alkalmazható.

Forrás: nav.gov.hu, Önadózó